Conditions générales d'utilisation

1. Objet et champ d'application

ConfCert est un service en ligne (SaaS) qui aide les organisateurs d'événements scientifiques et académiques à gérer leurs événements : participants, badges avec QR code, suivi de la présence, certificats de participation et vérification publique de ces certificats.

Le service est édité par la personne identifiée dans les Mentions légales (« l'éditeur », « ConfCert », « nous »). Les Mentions légales indiquent aussi l'hébergeur, le moyen de nous contacter et le médiateur de la consommation.

Ces conditions s'appliquent à toute personne qui crée un compte ou utilise le service, qu'elle agisse à titre professionnel, académique, associatif ou personnel. Les règles propres aux consommateurs et aux non-professionnels figurent dans une section dédiée.

Des conditions particulières acceptées par écrit avec l'éditeur, par exemple un devis sur mesure, peuvent compléter ces conditions. Elles prévalent en cas de contradiction.

2. Définitions

• Éditeur : la personne qui exploite ConfCert, identifiée dans les Mentions légales.
• Organisateur : la personne physique ou morale titulaire d'une organisation dans ConfCert (rôle Owner), responsable des événements qu'elle y crée.
• Équipe : les personnes invitées par l'organisateur à travailler sur un événement (rôle Staff), avec des droits limités.
• Participant : la personne inscrite à un événement par l'organisateur (import de fichier ou saisie), par exemple un auteur, un intervenant, un relecteur ou un auditeur.
• Données des participants : les données personnelles relatives aux participants, coauteurs et signataires que l'organisateur importe ou saisit dans le service.
• Certificat : le document PDF de participation délivré par l'organisateur, vérifiable publiquement grâce à un lien ou un QR code.
• Palier : une formule tarifaire par événement, définie par un nombre maximal de participants et publiée sur la page Tarifs.
• Consommateur : toute personne physique qui agit à des fins qui n'entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole. Non-professionnel : toute personne morale qui n'agit pas à des fins professionnelles, par exemple une association hors de toute activité professionnelle.
• Professionnel : toute personne qui agit dans le cadre de son activité professionnelle, y compris une université, un laboratoire ou une société savante.
• Accord de sous-traitance : le document « Accord de sous-traitance des données personnelles », qui fait partie de ces conditions.

3. Acceptation des conditions

Vous acceptez ces conditions et l'accord de sous-traitance en cochant la case prévue lors de la création du compte. Nous enregistrons la version acceptée, la date et l'heure de l'acceptation.

La version en vigueur est datée en haut de cette page. Elle reste consultable et imprimable à tout moment.

4. Période de bêta gratuite

Le service est actuellement proposé en version bêta. Pendant la bêta, il est gratuit : aucun paiement n'est demandé, y compris pour les fonctions qui deviendront payantes.

Le paiement ne sera activé qu'après l'immatriculation de l'éditeur. Les conditions tarifaires de ces CGU s'appliquent à partir de cette activation, et seulement pour l'avenir.

Nous annonçons la fin de la bêta au moins 30 jours à l'avance, par email et dans le service. Aucun paiement n'est demandé rétroactivement pour l'usage fait pendant la bêta. Si vous n'acceptez pas les nouvelles conditions, vous pouvez cesser d'utiliser le service et exporter vos données.

Pendant la bêta, les fonctionnalités peuvent évoluer plus souvent. Nous corrigeons les défauts signalés dans les meilleurs délais.

5. Compte et accès

La création d'un compte exige une adresse email valide, vérifiée par un lien que nous envoyons, et un mot de passe. Vous garantissez l'exactitude des informations fournies et vous les tenez à jour.

Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et des actions réalisées depuis votre compte. Prévenez-nous sans délai en cas de perte ou d'utilisation non autorisée, par le formulaire de contact. Vous pouvez fermer vos autres sessions depuis la page « Mon compte ».

Un compte est personnel et ne peut pas être partagé. Chaque membre de l'équipe utilise son propre compte.

6. Rôles et protection des données

Pour les données de ses participants, l'organisateur est responsable du traitement au sens du RGPD : il décide de leurs finalités et de leurs moyens. ConfCert agit pour son compte en tant que sous-traitant, uniquement sur ses instructions documentées.

Les obligations de chacun sont fixées par l'accord de sous-traitance des données personnelles. Cet accord fait partie des présentes conditions et il est accepté avec elles. En cas de contradiction sur la protection des données des participants, il prévaut.

ConfCert est responsable du traitement pour les données des comptes (organisateurs et équipes), pour la sécurité du service et pour sa propre gestion (facturation, support). La politique de confidentialité décrit ces traitements.

L'organisateur désigne les membres de son équipe, choisit leurs droits et reste responsable de leurs actions. Il retire l'accès des personnes qui n'en ont plus besoin.

7. Données des participants : obligations de l'organisateur

Avant d'importer ou de saisir des données, l'organisateur s'assure qu'il a le droit de le faire. En particulier, il :

• choisit une base légale pour chaque traitement ;
• informe les participants, coauteurs et signataires comme l'exigent les articles 13 et 14 du RGPD, y compris de l'intervention de ConfCert comme sous-traitant et de la vérification publique des certificats ;
• inscrit ces traitements à son registre des activités de traitement ;
• réalise une analyse d'impact (AIPD) lorsqu'elle est requise ;
• n'importe que les données nécessaires à l'événement, sans données sensibles (santé, opinions, origine, etc.) ;
• dispose du droit d'utiliser les signatures et les logos qu'il téléverse, et de l'accord des signataires.

L'organisateur répond aux demandes de ses participants. ConfCert lui fournit des outils : export individuel des données d'un participant, effacement irréversible des données d'identité d'un participant (anonymisation), durée de conservation par événement et anonymisation automatique à l'échéance.

La durée de conservation est de 24 mois après la fin de l'événement par défaut, réglable de 1 à 120 mois. L'anonymisation automatique à l'échéance est activée par défaut pour les nouveaux événements, et l'organisateur peut la désactiver. S'il la désactive, il lui revient d'effacer lui-même les données de ses participants à l'échéance. Que l'anonymisation automatique soit activée ou non, les propriétaires de l'organisation reçoivent un rappel par email 30 jours, puis 7 jours, avant l'échéance, sauf pour un événement en brouillon ou une organisation suspendue.

L'anonymisation conserve une empreinte cryptographique (HMAC) du nom imprimé, le numéro du certificat, ainsi que le titre et le type des communications désactivées, pour que les certificats restent vérifiables. Le résumé de ces communications est effacé. L'anonymisation ne peut pas être annulée.

8. Description du service

Le service comprend notamment :

• la création d'organisations et d'événements, et l'invitation de membres d'équipe ;
• l'import et la gestion des participants et de leurs communications (papers) ;
• la génération de badges avec QR code et l'envoi de codes d'accès personnels par email ;
• le suivi de la présence (badge, présence du jour, saisie manuelle) ;
• la configuration, l'émission, l'envoi et la révocation de certificats, avec vérification publique ;
• des exports de données, un historique des emails et un journal d'audit.

Nous faisons évoluer le service. Nous pouvons ajouter, modifier ou retirer une fonctionnalité. En cas de retrait important, nous prévenons les organisateurs dans un délai raisonnable.

9. Certificats et vérification publique

Chaque certificat porte un lien et un QR code de vérification. Toute personne qui les détient peut vérifier le certificat sans compte. La page indique si le certificat est valide ou révoqué, ainsi que l'événement, les dates et le type de certificat.

Tant que le participant n'est pas anonymisé et que le certificat n'est pas révoqué, la page affiche le nom du titulaire en clair et permet de télécharger le PDF du certificat.

Le visiteur peut aussi contrôler un nom en le saisissant. Le nombre d'essais est limité et le nom n'apparaît jamais dans l'adresse de la page. Après anonymisation, le nom n'est plus affiché : seule l'empreinte du nom permet encore de confirmer un nom saisi.

Cette vérification repose sur l'intérêt légitime de l'organisateur et du titulaire à prouver l'authenticité du certificat. Une personne qui s'y oppose s'adresse à l'organisateur, qui peut révoquer le certificat. Une révocation est visible publiquement.

L'organisateur est seul responsable du contenu des certificats qu'il émet (identité, mentions, signataires, logos). ConfCert ne vérifie pas la réalité de la participation.

10. Tarifs, paiement et facturation

Les tarifs en vigueur sont publiés sur la page Tarifs. L'organisateur peut préparer ses événements en brouillon sans frais. Une offre gratuite limitée peut être proposée, selon les conditions indiquées sur cette page.

Les prix de la page Tarifs sont exprimés en euros, hors taxes. La taxe éventuelle est, le cas échéant, calculée selon votre situation au moment du paiement, et le prix total, toutes taxes comprises, vous est indiqué sur la page de paiement avant que vous validiez la commande. Pour un consommateur, le prix affiché au paiement est le prix toutes taxes comprises. Si l'éditeur relève de la franchise en base de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » figure dans les Mentions légales ; elle concerne l'éditeur dans ses relations avec Stripe, et les factures émises au nom de l'éditeur lorsqu'il est lui-même le vendeur.

Le paiement est unique et par événement. Il vaut pour toute la vie de l'événement, sans abonnement ni renouvellement. Pour passer à un palier supérieur, seule la différence entre les deux paliers est due.

Au-delà des paliers, l'éditeur peut proposer un devis sur mesure. Seule la différence avec le montant déjà payé pour l'événement est due. Le devis est valable jusqu'à la date qu'il indique.

Selon le mode de paiement en vigueur, indiqué sur la page de paiement, votre achat est soit vendu et facturé par Link, marque de Stripe, en tant que revendeur et selon ses propres conditions, soit traité par Stripe (Stripe Payments Europe Ltd) pour le compte de l'éditeur. Dans le premier cas, Link émet la facture, calcule et collecte la TVA, et ConfCert fournit le service. Dans le second, Stripe émet la facture pour le compte de l'éditeur. Dans les deux cas, ConfCert ne reçoit ni ne conserve les numéros de carte bancaire, et une facture est émise pour chaque paiement.

11. Remboursements

Un remboursement est effectué par le moyen de paiement utilisé pour la commande, dans les cas suivants :

• rétractation d'un consommateur, dans les conditions de la section consacrée aux consommateurs ;
• erreur de facturation ou paiement en double ;
• geste commercial, à l'appréciation de l'éditeur ;
• paiement réglé après la fermeture de l'organisation concernée : il est remboursé automatiquement, sans démarche de votre part.

En dehors de ces cas et de ceux prévus par la loi, les sommes payées ne sont pas remboursées.

Les remboursements sont effectués par l'intermédiaire de Stripe. Lorsque Link, marque de Stripe, est le vendeur, il peut aussi décider de lui-même d'un remboursement, selon ses propres conditions. Les contestations de paiement auprès de votre banque sont traitées par l'intermédiaire de Stripe.

12. Consommateurs et non-professionnels

Cette section s'applique si vous êtes un consommateur. Les non-professionnels bénéficient de la protection contre les clauses abusives, de la garantie légale de conformité et de la médiation, mais pas du droit de rétractation. Cette section prévaut sur les autres en cas de contradiction.

Droit de rétractation. Vous disposez de 14 jours à compter du paiement pour vous rétracter, sans avoir à vous justifier ni à payer de pénalité (article L221-18 du Code de la consommation). Le droit de rétractation s'exerce auprès du vendeur indiqué sur la page de paiement et sur votre reçu : Link, marque de Stripe, lorsqu'il vend en tant que revendeur, selon ses propres conditions et le droit applicable ; sinon, l'éditeur de ConfCert. Vous pouvez aussi vous adresser à ConfCert par le formulaire de contact : nous transmettons votre demande au vendeur ou vous aidons à l'exercer.

Exécution immédiate. Pour utiliser le service payant avant la fin de ce délai, vous devez le demander expressément au moment du paiement. ConfCert recueille, au moment du paiement, votre demande expresse d'exécution immédiate et votre reconnaissance de la perte du droit de rétractation une fois le service entièrement fourni, par une case à cocher obligatoire : « Je demande l'exécution immédiate du service et je reconnais perdre mon droit de rétractation une fois le service entièrement fourni. » Si vous vous rétractez avant que le service soit entièrement fourni, vous payez la part du service fournie jusqu'à votre rétractation, au prorata (article L221-25). Vous perdez le droit de rétractation une fois le service entièrement exécuté (article L221-28). Lorsque Link est le vendeur, ses conditions s'appliquent si elles sont plus favorables.

Pour vous rétracter, envoyez une déclaration sans ambiguïté au vendeur indiqué sur la page de paiement et sur votre reçu, selon les modalités qui y figurent, ou à ConfCert, par le formulaire de contact ou à l'adresse indiquée dans les Mentions légales. Vous pouvez utiliser le modèle suivant :

• À l'attention du vendeur indiqué sur le reçu du paiement, ou de l'éditeur de ConfCert, dont les coordonnées figurent dans les Mentions légales.
• Je vous notifie par la présente ma rétractation du contrat portant sur la prestation de services suivante, fournie par ConfCert : nom de l'événement, palier et référence du paiement figurant sur le reçu.
• Commandé le : date du paiement.
• Nom et adresse du consommateur.
• Signature du consommateur, uniquement en cas de notification sur papier, et date.

Le remboursement est dû par le vendeur, au plus tard 14 jours après réception de votre rétractation, par le moyen de paiement utilisé pour la commande. Lorsque l'éditeur est le vendeur, il s'y engage ; lorsque Link est le vendeur, le remboursement suit ses conditions et le droit applicable. Si vous avez demandé l'exécution immédiate, la part du service déjà fournie reste due.

Garantie légale de conformité. Le service est soumis à la garantie légale de conformité des contenus et services numériques (articles L224-25-1 et suivants du Code de la consommation). En cas de défaut de conformité, vous pouvez obtenir la mise en conformité du service ou, à défaut, une réduction du prix ou la résolution du contrat.

Médiation. En cas de litige, adressez d'abord une réclamation écrite à l'éditeur. À défaut de solution, vous pouvez recourir gratuitement au médiateur de la consommation indiqué dans les Mentions légales, dans un délai d'un an à compter de votre réclamation (articles L612-1 et suivants).

13. Utilisation acceptable

Vous vous engagez à ne pas :

• utiliser le service pour des activités illicites, frauduleuses ou trompeuses, notamment émettre de faux certificats ;
• importer des données sans en avoir le droit, ou des données sensibles ;
• porter atteinte à la sécurité ou au bon fonctionnement du service (intrusion, surcharge, contournement des limites, extraction automatisée non autorisée) ;
• téléverser des contenus qui portent atteinte aux droits de tiers ou qui sont contraires à la loi ;
• revendre le service ou le mettre à disposition de tiers en dehors de son usage normal d'organisateur.

14. Signalement de contenus illicites

Le point de contact unique de ConfCert, pour les utilisateurs comme pour les autorités, est le formulaire de contact du site (règlement européen sur les services numériques, articles 11 et 12). Les échanges peuvent avoir lieu en français ou en anglais.

Toute personne peut y signaler un contenu qu'elle estime illicite, par exemple un faux certificat ou un logo utilisé sans droit. Le signalement indique le contenu en cause (lien ou description), les raisons pour lesquelles il est jugé illicite, ainsi que le nom et l'adresse email de son auteur, sauf exception prévue par la loi.

Nous traitons chaque signalement avec diligence et informons son auteur de la suite donnée. Si nous retirons un contenu, restreignons un accès ou suspendons un compte, nous en indiquons les motifs à la personne concernée, ainsi que les moyens de contester la décision.

15. Disponibilité et support

Nous mettons en œuvre des moyens raisonnables pour que le service soit accessible en continu, sans engagement chiffré de disponibilité. Des opérations de maintenance peuvent l'interrompre ; nous les annonçons quand elles sont prévisibles.

Le support est assuré par le formulaire de contact, en français ou en anglais.

Pour des raisons techniques, les fichiers de badges et d'exports ne restent téléchargeables qu'une heure. L'organisateur les télécharge et les conserve de son côté.

16. Propriété intellectuelle

L'éditeur conserve tous les droits sur le service, son code, sa marque et ses contenus, y compris les modèles de badges et de certificats qu'il fournit. Vous recevez un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable du service pendant la durée de votre compte, qui comprend l'usage de ces modèles pour les documents émis.

L'organisateur conserve tous ses droits sur les contenus qu'il téléverse (logos, signatures, textes, données). Il accorde à l'éditeur une licence gratuite, non exclusive et mondiale pour les héberger, les reproduire, les adapter au format technique et les afficher, uniquement pour fournir le service, pendant la durée du contrat et le temps de conservation qui suit.

L'organisateur garantit qu'il détient les droits nécessaires sur ces contenus. Il garantit l'éditeur contre toute réclamation d'un tiers à ce sujet.

17. Responsabilité

Chaque partie répond des dommages causés par ses manquements, dans les conditions du droit commun et sous les réserves ci-dessous.

Envers un professionnel seulement, la responsabilité de l'éditeur est limitée aux dommages directs et prévisibles. Elle est plafonnée au montant payé pour l'événement concerné, avec un minimum de 100 euros. Les dommages indirects, comme une perte d'exploitation ou d'image, sont exclus.

Ce plafond et ces exclusions ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux dommages corporels.

Envers un consommateur ou un non-professionnel, aucune limitation de responsabilité contraire à la loi ne s'applique.

L'éditeur ne répond pas des contenus et des données saisis par l'organisateur, ni de l'usage qu'il fait des certificats.

18. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. La partie empêchée prévient l'autre dans les meilleurs délais. Les obligations concernées sont suspendues pendant l'empêchement.

Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier le contrat par écrit, sans indemnité.

19. Suspension, clôture et réversibilité

Vous pouvez cesser d'utiliser le service à tout moment et clôturer vous-même votre compte, depuis votre compte, en confirmant avec votre mot de passe. La clôture est immédiate et irréversible : vos données de compte sont effacées et l'accès au service cesse aussitôt. Les organisations dont vous êtes le seul propriétaire sont fermées avec le compte ; la clôture est refusée tant qu'un de leurs événements est actif, qu'un paiement est en cours ou que l'une d'elles est suspendue ; contactez-nous dans ce dernier cas. Si une organisation compte un autre propriétaire actif, seule votre appartenance à cette organisation est supprimée. Les membres Staff d'une organisation fermée sont prévenus par email.

Nous pouvons suspendre ou clôturer une organisation en cas de manquement grave ou répété à ces conditions, de fraude, d'impayé, de contenu illicite ou d'obligation légale. Nous vous en informons, avec les motifs de la décision, avant qu'elle prenne effet, sauf urgence ou interdiction légale. Pendant une suspension, les membres n'ont plus accès à l'organisation.

Réversibilité. Exportez vos données avant de clôturer votre compte : l'accès cesse dès la clôture. Les participants des événements d'une organisation fermée sont anonymisés 30 jours après la fermeture. Seules restent, pour que les certificats déjà émis restent vérifiables publiquement, l'empreinte cryptographique du nom imprimé, le numéro et les caractéristiques des certificats. En cas de résiliation à notre initiative, l'accès au service est bloqué, mais vous pouvez, pendant 30 jours, nous demander par le formulaire de contact un export de vos données, que nous vous fournissons. Passé ce délai, les données sont supprimées ou anonymisées comme pour une organisation fermée. Sont conservées au-delà, comme la loi le permet ou l'impose, la preuve d'acceptation des conditions pendant 5 ans, ainsi que les paiements et les factures pendant 10 ans (voir la politique de confidentialité).

Les sommes déjà payées ne sont remboursées que dans les cas prévus par ces conditions ou par la loi. Un paiement réglé après la fermeture d'une organisation est remboursé automatiquement.

20. Mineurs

Les comptes sont réservés aux personnes majeures. Si l'organisateur inscrit des participants mineurs à un événement, il s'assure de disposer d'une base légale adaptée et, si nécessaire, de l'autorisation de leurs représentants légaux.

21. Modification des conditions

Nous pouvons modifier ces conditions, par exemple pour suivre l'évolution du service ou de la loi. Chaque version porte une date, affichée en haut de cette page.

Nous vous informons de toute modification par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. À votre première connexion après cette date, nous vous demandons d'accepter la nouvelle version.

Si vous n'acceptez pas la nouvelle version, vous pouvez résilier sans frais et exporter vos données, comme prévu à la section sur la clôture.

22. Dispositions générales

• Preuve : les enregistrements informatiques du service (acceptation des conditions, journaux, historique des paiements) font preuve entre les parties, sauf preuve contraire (article 1366 du Code civil).
• Langue : ces conditions sont rédigées en français et traduites en anglais. En cas de différence, la version française prévaut.
• Divisibilité : si une clause est jugée nulle ou inapplicable, les autres clauses restent en vigueur.
• Non-renonciation : le fait de ne pas se prévaloir d'une clause ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir plus tard.
• Cession : l'éditeur pourra céder le contrat à l'entreprise qu'il immatriculera pour exploiter le service. Les utilisateurs en seront informés par email avant la cession, qui ne réduira pas leurs droits.

23. Droit applicable et litiges

Ces conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable.

Entre professionnels, et dans la mesure où la loi le permet, les tribunaux du ressort du domicile de l'éditeur sont seuls compétents.

Un consommateur, y compris s'il réside hors de l'Union européenne, conserve la protection des règles impératives de son pays de résidence. Il peut saisir, à son choix, la juridiction de son domicile ou toute autre juridiction compétente selon la loi, et recourir à la médiation prévue à la section consacrée aux consommateurs.

24. Contact

Pour toute question sur ces conditions, utilisez le formulaire de contact ou les coordonnées indiquées dans les Mentions légales.